Officiële waarschuwing

Een werkgever kan een werknemer een officiële waarschuwing geven. Dit is algemeen bekend, maar de officiële waarschuwing, wanneer dit kan worden gegeven of hoe dit kan worden gegeven, staat niet in de wet. Dit betekent in principe dat de werkgever hierin vrij is, met als grens dat de werkgever als goed werkgever moet handelen.

In deze blog leg ik uit wat een officiële waarschuwing is en hoe je hiermee als werkgever kan omgaan. Tot slot geef ik vijf tips voor een goede waarschuwingsbrief.

Wanneer en hoe geef je een officiële waarschuwing?

In de wet staat dus niet in welke gevallen een werkgever wel of geen waarschuwing mag geven. Situaties waarvoor vaak een (officiële) waarschuwing wordt gegeven zijn:

• het niet nakomen van afspraken, zowel werkafspraken als tijdens re-integratie;
• regelmatig te laat komen;
• ongeoorloofde afwezigheid;
• overtreden van bedrijfsregels;
• vertonen van agressief of grensoverschrijdend gedrag.

De wijze waarop een waarschuwing gegeven moet worden of hoe lang een waarschuwing geldig blijft, is ook niet wettelijk geregeld. De werkgever is daarin vrij, maar het is altijd aan te raden om de waarschuwing schriftelijk te geven. En bij voorkeur de werknemer ervoor te laten tekenen.

Dat zorgt voor duidelijkheid tussen werkgever en werknemer en, mocht het tot een ontslagprocedure komen, voor bewijs. De schriftelijke waarschuwing moet aan het personeelsdossier van de werknemer worden toegevoegd.

Drie waarschuwingen ≠ ontslag

Vaak hoor ik van werkgevers: ik heb drie officiële waarschuwingen gegeven, dus nu kan ik de werknemer ontslaan. Er bestaat echter géén magisch aantal waarschuwingen dat automatisch tot ontslag leidt. Of een ontslag aan de orde is, is afhankelijk van de omstandigheden van het geval.

In sommige situatie kan ook zonder waarschuwing worden overgegaan tot ontslag of kan worden volstaan met één of twee waarschuwingen. In andere gevallen, met name als er enige tijd is verstreken tussen de waarschuwingen of het waarschuwingen voor verschillende overtredingen zijn, kan het verstandig zijn om wel een derde, vierde of zelfs vijfde waarschuwing te geven. Dat zal van geval tot geval moeten worden bekeken.

Het is in elk geval raadzaam om, voordat de maat echt vol is, een duidelijke “laatste” waarschuwing te geven. De duidelijkheid kan je creëren door in de waarschuwing letterlijk op te schrijven dat het de laatste kans is en bij een volgende overtreding, ontslag (op staande voet) zal volgen.

Goed werkgeverschap is belangrijk

De sleutel voor een goede officiële waarschuwing, is om je ook hierbij als goed werkgever te gedragen. In de rechtspraak is aanvaard dat een werknemer kan zich verzetten tegen het invoeren van bepaalde informatie in het personeelsdossier, zoals een officiële waarschuwing, indien dat in strijd is met de verplichtingen van goed werkgeverschap (artikel 7:611 BW). De rechtbank verweer de werkgever dat de waarschuwing (later omgezet in een aantekening in het personeelsdossier): “niet voldoende zorgvuldig tot stand is gekomen, niet berust op voldoende feitelijke onderbouwing en daarmee is genomen in strijd met de redelijke eisen van goed werkgeverschap.” Deze werkgever moest de aantekening uit het personeelsdossier verwijderen.

Het goed werkgeverschap uit zich bijvoorbeeld in het doen van zorgvuldig (feiten)onderzoek, het voeren van een gesprek met de werknemer en eventueel het horen van andere betrokkenen.

Geen dubbele sanctie

Ook is het van belang om goed te overwegen welke sanctie je wil opleggen. Het geven van een officiële waarschuwing betekent in feite het geven van een tweede kans. Je kan vervolgens niet voor hetzelfde verwijt alsnog switchen naar ontslag.

Dit was aan de orde in een uitspraak, waarin een werknemer werd beticht van grensoverschrijdend gedrag tijdens het kerstdiner. De werknemer kreeg eerst een waarschuwing. Vervolgens stapte de werkgever alsnog naar de rechter en met het verzoek om de arbeidsovereenkomst wegens ernstig verwijtbaar handelen te ontbinden. Dat gaat niet zomaar, aldus de rechter. De rechter oordeelde dat de werkgever door een waarschuwing te gegeven al een onvoorwaardelijke en onherroepelijke arbeidsrechtelijke consequentie heeft verbonden aan het gedrag van de werknemer. Het voorval was daarmee afgedaan. Het ontbindingsverzoek kon dan ook niet op dezelfde gronden als waarvoor de waarschuwing was gegeven, worden toegewezen.

In deze blog leest u vijf tips voor het opstellen van een goede waarschuwingsbrief.

Heb jij vragen over een officiële waarschuwing? Of wil je een officiële waarschuwingsbrief laten opstellen of tegenlezen? Neem dan gerust contact met mij op.