Vijf tips voor een officiële waarschuwingsbrief

In mijn vorige blog schreef ik dat er geen wettelijke regels gelden voor het geven van een officiële waarschuwing, maar dat de werkgever wel als goed werkgever moet handelen. In deze blog geef ik vijf tips voor het opstellen van een officiële waarschuwingsbrief.

Zorgvuldig, nauwkeurig en duidelijk

De waarschuwingsbrief moet zorgvuldig en nauwkeurig worden opgesteld. De juiste elementen moeten erin terugkomen, met name als de brief uiteindelijk in een ontslagprocedure moet worden gebruikt. Daarnaast adviseer ik om duidelijk te zijn in de brief; wat is er precies gebeurd? Op welke dag / datum? Wie waren erbij betrokken? Welke regel in het personeelshandboek is overtreden? Noem het beestje bij de naam.

Bij twijfel, win dan advies in bij een specialist.

Vijf aandachtspunten

Hieronder een aantal aandachtspunten bij het opstellen van de waarschuwingsbrief:

1. De overtreding
   
   In de waarschuwingsbrief moet duidelijk worden omschreven waarvoor de werknemer een waarschuwing krijgt. Daarbij moet ook worden aangegeven wanneer het voorval heeft plaatsgevonden. Draai er niet omheen en gebruik geen onnodig moeilijke woorden, maar noem het beestje bij de naam.
   
2. Eerdere waarschuwingen of klachten
   
   Als er eerdere waarschuwingen zijn gegeven, gesprekken zijn gevoerd of klachten van collega’s, klanten of leidinggevende(n) zijn geweest, dan kan daar in de waarschuwingsbrief naar worden verwezen.
   
3. Reactie werknemer
   
   Als er voorafgaand aan de waarschuwing een gesprek heeft plaatsgevonden met de werknemer, dan kan de reactie van de werknemer in de waarschuwingsbrief worden opgenomen. De werkgever kan dan ook zijn reactie daarop in de waarschuwingsbrief opnemen. De waarschuwingsbrief is daarmee ook een gespreksverslag.
   
4. Regels binnen de organisatie
   
   Het is aan te raden om in de officiële waarschuwing te verwijzen naar de geldende regels/reglementen binnen de organisatie van de werkgever, zoals een arbeidsvoorwaardenreglement of een personeelshandboek. Als een bepaalde regel recent nog via een mededeling, memo of in een personeelsvergadering is besproken, dan kan dat ook worden vermeld.
   
5. Sanctie bij herhaling
   
   Tot slot is het van belang om de werknemer te wijzen op de sanctie die volgt als hij weer een misstap begaat. Het is van belang dat de werknemer zich beseft dat herhaling van de overtreding kan leiden tot ontslag.

Ontvangstbevestiging

Als je een goede waarschuwingsbrief hebt opgesteld, dan is het van belang om deze aan de werknemer te overhandigen of toe te sturen. Hierbij geef ik mee dat het aan te raden is om de werknemer voor ontvangst (en akkoord) van de waarschuwing te laten tekenen. Weigert de werknemer dat, dan is het verstandig om de brief aangetekend te versturen en/of te mailen met ontvangst-/leesbevestiging. Hiermee kan je bewijzen dat de werknemer een gewaarschuwd mens is.

En berg altijd een kopie in het personeelsdossier van de werknemer op.

Heb jij vragen over een officiële waarschuwing? Of wil je een officiële waarschuwingsbrief laten opstellen of tegenlezen? Neem dan gerust contact met mij op.